Аутсорсинг и краудсорсинг в детских библиотеках?

Правительство Пермского края планирует осенью этого года вынести на аутсорсинг «непрофильные функции» из бюджетных организаций культуры. При этом предполагается открыть «новые рабочие места». Что такое аутсорсинг?

Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов.

Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на библиотечных услугах и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру. Под аутсорсингом понимается понимается передача на договорной основе непрофильных функций библиотеки внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением – аутсорсерам (аутсорсинговым предприятиям). Предполагается, что библиотека может сократить издержки, так как услуги аутсорсера стоят намного дешевле. Дешевле ли? Уборщица на бюджетной ставке или сотрудник клиниговой компании? Библиотекарь-программист или сотрудник компьютерной фирмы?

По договору аутсорсинга, как правило, передаются такие функции, как:

• постановка и ведение бухгалтерского, налогового учета, а также составление отчетности;
• поиск и подбор кадров;
• аренда сотрудников;
• рекламные услуги;
• уборка офисных помещений;
• охрана и служба безопасности;
• организация общественного питания;
• организация транспортных перевозок, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности организации;
• административная поддержка и прочие услуги,
• поддержка информационных систем (локальных сетей, web-сайта; защита информации; администрирование компьютерных сетей; разработка, внедрение и последующее обслуживание корпоративных программных продуктов и так далее).

Между библиотекой-заказчиком и аутсорсинговой организацией заключается гражданско-правовой договор, предметом которого является предоставление услуги или выполнение работы. При этом к аутсорсингу не относится использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе может осуществляться и самостоятельными силами. При этом необходимо сравнивать экономическую эффективность обоих вариантов.

Прибегая к услугам аутсорсера, организация — заказчик в его лице получает как бы дополнительное структурное подразделение организации, которое в то же время остается от него юридически независимым. При аутсорсинге происходит сокращение кадров библиотеки.

Бухгалтерский аутсорсинг

            Использования вместо собственного штата финансовой службы услуг сторонней специализированной организации, не противоречит нормам бухгалтерского законодательства. Напомним, что подпункт «в» пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон №129-ФЗ) предоставил право руководителям организаций передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета:

1)       централизованной бухгалтерии;

2)       специализированной организации;

3)       бухгалтеру-специалисту.

В штате библиотеки останется один бухгалтер, который будет вести первичную учетную документацию, которая затем передается в аутсортинговую организацию (бухгалтеру-специалисту) для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете и составления и сдачи отчетности. Каждый день передаются только копии документов, а в конце месяца доставляются оригиналы бухгалтерских документов.

Преимущества привлечения аутсорсера:

- перераспределение ресурсов;

- снижение затрат;

- более качественное выполнение отдельных функций библиотеки специализированными фирмами;

- надежность предоставления услуг аутсорсером;

- получение доступа к технологиям более высокого уровня;

- при отсутствии собственных специалистов или ресурсов библиотека имеет возможность воспользоваться ресурсами аутсорсеров;

- возможность передачи ответственности за выполнение конкретных функций.

К недостаткам аутсорсинга относится и отсутствие контроля над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют услуги. Немаловажным является и тот факт, что по аутсорсингу на настоящий момент не проработана российская законодательная база. Есть лишь программы и приказы. Например, приказ Роскультуры от 29.05.2007 №346 «Об основных направлениях развития общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети Либнет на 2007 – 2010 годы» рекомендовал распространять технологии аутсорсинга в библиотеках: привлекать профессиональные организации для реконверсии каталогов, оцифровки документов, корпоративной каталогизации.

Недостатки привлечения аутсорсера:

- потеря конфиденциальности информации;

- снижение оперативности в предоставлении необходимых сведений для учредителей библиотеки (срыв государственного задания);

- библиотека может не доверить внутреннюю информацию «чужой организации»;

- передача на аусорсинг функций может нанести вред клиентоориентированности библиотеки (потеря имиджа, снижение лояльности клиентов) и организации библиотечных услуг. Затраты могут возрасти и привести к зависимости от аутсортера.

- убытки из-за низкого качества аутсортинговых услуг. Аутсортер может разориться и сорвать выполнение госзадания библиотекой, что повлечет административные санкции против администрации учреждения.

            Российские и украинские библиотеки сейчас пользуются лишь IP-аутсорсингом. Например:

1)      Донская государственная публичная библиотека заключила договор с фирмой Softline об организации корпоративного портала DeskWork.

2)      Компания Xerox оснастила Центральную городскую публичную библиотеку имени А.П. Чехова в Таганроге программно-аппаратным комплексом для создания электронного хранилища обширных фондов учреждения. Теперь старейшая публичная библиотека юга России сможет не только создавать электронные фонды, но и организовать доступ к полученным материалам c возможностью контекстного поиска более чем на 190 языках.

В Перми аутсорсинг внедряется в школы. Министерство развития предпринимательства и торговли Пермского края проводит открытые конкурсы на оказание клининговых услуг по уборке помещений и прилегающей территории школ. Малые предприятия оказывают услуги по организации питания, техническому обслуживанию зданий и транспортному обеспечению. В муниципалитетах малый бизнес получает субсидии краевого и федерального бюджетов, но в некоторых районах нет предпринимателей, оказывающих услуги клининга (уборки) и бухгалтерского учета. Аутсорсеры выполняют свои функции сразу в нескольких учреждениях. Работа аутсорсера не требует постоянного присутствия на рабочем месте. Это кочевник, шабашник (по советской терминологии). Например, бухгалтер может работать дистанционно. Считается, что он работает на результат.

Аутсорсинг-мошенничество

Некоторые аутсорсеры вначале предлагают свои услуги по заниженным ценам, а затем начинают их быстро поднимать.

Малые предприятия могут удерживать у себя важную документацию, становясь таким образом владельцем важнейших информационных ресурсов.

Библиотека может заключить договор с аусорсерами, а те будут перепоручать свою работу другим подрядчикам. Об эффективности такой деятельности говорить сложно.

Аутсорсер может не выполнить взятые им обязательства в полном объеме. Он обвинит библиотеку в отсутствии контроля за выполнением проекта и качеством его выполнения.

Передавая функции «чужим фирмам» следует подумать о неполном использовании собственных ресурсов (насколько это необходимо, может быть стоит отказаться от таких услуг). Собственные подразделения являются более «прозрачными» объектами управления. Клиентоориентированный маркетинг подразумевает более эффективное использование собственного персонала библиотеки на основе развития самоуправления подразделений. Сокращение персонала библиотеки может принести вред в будущем. Работа подрядчиков может оказаться несоответствующей российским нормативам и стандартам, а вернуть исходную ситуацию окажется невозможным. Затраты на восстановление прежнего порядка будут выше чем кратковременная экономия финансовых средств, достигнутая за счет сокращения персонала.

Краудсорсинг

Термин краудсорсинг впервые был введен на страницах журнала Wired. Примеры краудсорсинга: Википедия, Генон, Mail.ru, социальные сети, Хабрахабр и другие.

Краудсорсинг – это делегирование решения своих задач или производственных функций неограниченной группе неопределенных лиц (пользователей), т.е. использование творческого потенциала волонтеров.

Простой краудсортинг – организация публикует адрес для предложений.

Виды деятельности:

1)      краудсортинговый контент (Википедия, социальные сети, Curriki, виртуальные уроки, учебные репозитории…);

2)      создание сайта;

3)      рассылка рекламы множеством пользователей;

4)      использование библиотекарей-волонтеров;

5)      вовлечение массы клиентов в организацию мероприятия (акции, перформансы, хэппенинги), новой услуги;

6)      простая работа, которую не может сделать компьютер, и ее поручают большому количеству людей за небольшую плату (оцифровка, расшифровка, перевод текстов  и тд.).

Преимущества краудсорсинга:

- масштабируемость (доступ к результатам труда неограниченной аудитории);

- возможность разделить производственные риски с исполнителями задачи;

- использование дешевой рабочей силы.

В Перми работает программа ООО «Центра общественных инициатив» «Электронный архив», которая подразумевает работу по переводу архивных документов Государственного архива Пермского края в электронный формат. Участвуют в ней добровольцы, имеющие компьютер, подключенный к сети интернет.

Финские библиотеки используют краудсорсинг для каталогизации старых газет (программа Digitalkoot).

Изместьев И. В., зав.сектором маркетинга НМО Пермской краевой детской библиотеки им. Л. И. Кузьмина